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O que é um PMO (escritório de projetos) e por que você precisa dele?

Empresas buscando mais eficiência e monitoramento mais rigoroso de projetos de TI estão abrindo escritórios de projetos (PMO) em número crescente. Aqui segue o que um PMO (escritório de projetos) deveria fazer, que tipos existem, e quem realmente precisa dele.

Um escritório de projetos (PMO) é um grupo – interno ou externo à empresa – que estabelece, mantem e assegura padrões para a gestão de projetos naquela organização, isto é, são os mantenedores das boas práticas, bem como responsáveis pelo status e direção de projetos – tudo num único lugar.

“Em resumo, o escritório de projetos (PMO) é instalado para ajudar organizações a entregar valor aos stakeholders de projetos e programas”, diz Brian Weiss, vice-presidente de desenvolvimento de talentos em gestão de projetos do Project Management Institute.

De acordo com a pesquisa da PM Solutions, 85% das empresas tinha um escritório de projetos (PMO) em 2016, 5% a mais com relação a 2014. Eles também concluíram que 30% das empresas sem um plano de PMO planejavam implementá-lo.

A função de um escritório de projetos (PMO) poderia mudar à medida que se consolidem a inteligência artificial e a transformação digital. No ambiente atual, todavia, isso é o que um escritório de projetos (PMO) deveria fazer, que tipos existem, e quem precisa dele em sua organização.

Funções e responsabilidades de um escritório de projetos (PMO)

Um PMO (escritório de projetos) assegura que procedimentos, práticas e operações da empresa estejam alinhados, no prazo, dentro do orçamento e seguindo padrões definidos. “O escritório de projetos (PMO) existe para assegurar o sucesso de projetos e programas, e isso é crítico porque as organizações entregam valor através de projetos e programas”, diz Weiss. “Como o fazem depende de como estão inseridos dentro da organização.”

De acordo com o 2017 Pulse of the Profession do PMI, aquelas empresas que alinharam seu PMO à estratégia geral tiveram 38% mais projetos de sucesso [objetivos originais e propósitos de negócios atingidos] que essas que não o fizeram. Aquelas também tiveram 33% menos projetos considerados como fracasso.

Michael Fritsch, vice-presidente de PMO da Confogem, que oferece tanto serviços de PMO como ajuda empresas a criar seus próprios escritórios internos, diz que um bom escritório:

  • Oferece benefícios tangíveis, reproduzíveis (escaláveis) de longo prazo aos negócios;
  • Alinha o escritório de projetos PMO à estratégia e à cultura corporativas;
  • É ágil o suficiente para se adaptar às mudanças na estratégia;
  • É um facilitador para uma organização de alta performance;
  • Integra dados e informação de projetos corporativos estratégicos / apoia o balanced scorecard;
  • Permite compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas para o sucesso de projetos em toda a corporação;
  • Identifica e desenvolve metodologia de gestão de projetos, melhores práticas e padrões;
  • Ensina, acompanha, treina e supervisiona gestores e equipes de projeto.

Embora tudo o que tenha sido dito acima seja importante, Fritsch diz que o último item é também um meio para as empresas desenvolverem talento – mesmo fora do escritório de projetos (PMO).

“Aquele centro de excelência também pode ser um caminho de carreira”, diz ele. Ele orienta talentos ao longo de seu progresso de carreira.” Não é incomum, diz ele, que gestores de projetos sejam promovidos ao nível executivo de uma companhia. Esse é o segredo da retenção de talentos, haja vista que os gestores de projetos dentro do escritório (PMO) não o consideram como o fim da linha (e, possivelmente, um beco sem saída, optando por ir embora).

Tipos diferentes de estrutura de escritório de projeto (PMO)

De pouco a muito apoio, existem três tipos de estrutura de PMO: Suporte, Controle e Diretivo.

  • Um escritório do tipo Suporte, diz Fritsch, oferece ajuda se for necessária (papel consultivo). “Entre, daremos ideias, ensinaremos as melhores práticas e você pode nos ignorar completamente, ficaremos calados.”
  • Um escritório do tipo Controle não é só consultivo, mas tampouco dita regras. “Ele estabelece algum nível de controle de projetos”, diz Fritsch. Ele fornece modelos, procedimentos e relatórios à empresa. É um “meio termo que faz cumprir alguns padrões, dando suporte, mas ele não está no comando de tudo”, diz ele. Esse o é tipo mais comum de PMO.
  • Um escritório do tipo Diretivo faz a gestão de produto, apoia e controla o trabalho, e obriga a implementação de modelos, procedimento e requisitos descritos pelo PMO. Esses são mais comuns em ambientes de alto risco, mais regulados.

O escritório de projetos (PMO) pode ter foco interno ou externo. Escritórios internos (fecham a lacuna entre equipes que estão realizando desenvolvimento ágil e desenvolvimento mais iterativo,” disse Jeff Grieshaber, gestor-sênior de World Wide Technology. Eles também são comuns em organizações que estão implantando grandes programas de transformação de processo de negócio.

Escritório com foco externo também têm as mesmas qualidades que os internos, mas estão também são ‘muitos bons na comunicação com os clientes, stakeholders e equipes de produto que desenvolvem o trabalho que ele está gerindo”, diz Grieshaber.”

Escritórios de projetos (PMOs), como qualquer coisa, evoluirão e mudarão durante a revolução digital. A consultoria Gartner espera que o papel do PMO mude devido à transformação digital, especialmente à medida que a inteligência artificial se torne mais disseminada e assuma funções tradicionais do PMO. Até 2030, eles preveem que escritórios múltiplos que possam existir dentro de uma organização “serão fundidos num único centro dedicado à mudança, estratégia, evolução de projeto e governança de organização.”

Você precisa de um escritório de PMO?

Antes de mais nada, analise seriamente como sua empresa opera e veja se segmentos diferentes dela já funcionam harmoniosamente entre si, ou se operam como silos com sistemas diferentes e não falam “a mesma língua”. Se a sua empresa se encaixa no segundo caso, então, o escritório de projetos (PMO) pode ajudar. Também, se você está prestes a implementar quaisquer projetos significativos ou mudanças de estratégia – ou a estratégia que tem não está sendo cumprida, um PMO pode ser a solução para sua organização.

“Se você gere projetos cujo nível de custo ou impacto é significativo, você pode se beneficiar de um escritório de projetos (PMO)”, DIZ Fritsch. “Certamente, quanto maior o projeto, quanto maior o orçamento, quanto maior o número de projetos, mais você pode se beneficiar de um PMO.”

O que empresas reconhecem como escritórios de projetos (PMOs) hoje podem não ser o que verão no futuro. A consultoria Gartner espera que o número de PMOs de TI caia como resultado da revolução digital, embora alguns assumirão funções estratégicas, tornando-se parte do nível executivo. A Gartner também que, até 2030, parcerias entre humanos e AI eliminarão “cerca de 80% do trabalho do trabalho feito por um PMO”, de acordo com o relatório. Para profissionais de PMO, isso significa adaptação de comportamento e práticas. Para empresas, significa abraçar as mudanças na profissão em benefício de suas organizações – e seus objetivos.

 

Este artigo foi traduzido e adaptado do original: What is a project management office (PMO) and do you need one?

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Equipe Cedro

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