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KYE: Como o RH pode conhecer melhor seus colaboradores

Know Your Employee (KYE) é um conceito muito próximo de Know Your Client (KYC) e diz respeito a diversas práticas para conhecer melhor seus colaboradores e seus candidatos.

As pessoas depositam fielmente seus bens materiais nas mãos das instituições financeiras. E elas, por sua vez, devem fazer de tudo para honrar este compromisso. E por isso as práticas de KYE e KYC são tão importantes neste setor em especial.

Neste post,nós já abordamos o Know Your Client. Agora, continue a leitura para entender tudo sobre o Know Your Employee!

O que é Know Your Employee?

KYE, ou Know Your Employee, é uma estratégia que deve estar alinhada às práticas de compliance da empresa. Seu objetivo é contratar e manter colaboradores com perfis que condizem com as expectativas da empresa, principalmente em relação ao código de conduta e prevenção de fraudes.

Sempre que um potencial funcionário envia seu currículo para uma empresa, os profissionais de RH já fazem uma varredura inicial em seu perfil atrás de antecendentes criminais, envolvimento em fraudes, processos jurídicos, entre outros. 

Porém, com a modernização dos processos bancários via internet, as possibilidades de ataques cibernéticos e fraudes executadas por colaboradores internos das instituições financeiras também aumentou na mesma proporção. 

Ou seja, tão importante quanto reconhecer a idoneidade dos clientes, as tomadas de decisão em relação à contratação dos colaboradores e futura fiscalização de ações tem um peso igual, senão até maior. E, o que é melhor, dá para usar a tecnologia em nosso favor!    

A seguir, vamos analisar de que forma uma política de Know Your Employee pode ajudar a montar um time perfeito da sua empresa!  

Quais são as práticas do KYE?

As práticas do KYE podem começar com medidas simples de serem seguidas pela equipe de RH durante o recrutamento, como descrição minuciosa dos cargos, análise dos conhecimentos do contratado, atestado de antecedentes criminais, análise de documentação, entre outros.

Descrever detalhadamente a função para os candidatos pode evitar a contratação de alguém sem as habilidades adequadas às tarefas e a dor de cabeça de uma possível substituição futura, por exemplo. 

Além disso, a análise de documentação afirma que a pessoa que está sendo contratada é quem ela realmente diz ser. 

É claro que quanto maior o cargo do recrutamento, maiores devem ser a medidas do KYE, que passam a incluir verificação de referências, experiência, educação e qualificação profissional.

Não podemos correr o risco de contratar um diretor financeiro com um histórico de fraude, não é mesmo?

Em relação à lavagem de dinheiro, as prática do KYE incluem a implementação de políticas, procedimentos e controles adequados, incluindo gerenciamento de conformidade, auditorias regulares e monitoramento de contas.

Hoje em dia já existem muitas soluções que ajudam e otimizam o trabalho do RH durante os recrutamentos, principalmente em relação à consulta de dados, que podem incluir desde validação de CPF até ações judiciais e antecedentes criminais, por exemplo. Uma simples integração da aplicação escolhida ao software de gestão da empresa já facilita e muito o dia a dia dos recrutadores.  

Como a KYE barra a fraude interna?

Uma empresa com fiscalização superficial de recrutamento corre um risco substancial de fraude e lavagem de dinheiro, principalmente os bancos e demais instituições financeiras. E ela pode ocorrer de diversas formas, como apropriação indébita, roubo de identidade, abuso de posição, entre outros. 

A criação de uma política e monitoramento antifraude já consegue identificar atividades incomuns e características suspeitas deixadas pelos colaboradores fraudulentos. Porém sua ação não termina aí, porque inclui também as regras e as consequências do não cumprimento do regulamento. 

Ao estruturar uma política antifraude, é importante levar em consideração a intenção e se foi uma má conduta comum ou grave. Com base nisso, as consequências podem variar de uma simples advertência à rescisão de contrato e outras acusações legais, civis ou criminais.

Outra medida eficiente é o sistema de controle múltiplo, em que cada funcionário fica responsável por uma etapa do processo, ou seja, haverá um indivíduo que cria a transação, o segundo que a aprova, o terceiro que a envia e assim sucessivamente. 

Em situações em que ninguém é inteiramente responsável por todo o processo, o planejamento de uma fraude fica bem mais complexo. Mesmo que os funcionários de diferentes níveis decidam conspirar, isso poderia chamar a atenção de outro funcionário e possibilitar uma denúncia. 

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Leonardo Parreira Santos

Leonardo Parreira Santos

Head e Product Owner da plataforma de Abertura de Conta Digital e da plataforma Data Engine.