Gestão de cadastros: como essa prática otimiza o backoffice?

Você mantém seus cadastros de clientes, parceiros e colaboradores atualizados?

Uma gestão de cadastros eficiente beneficia a empresa de diversas maneiras. Com essa prática, além integrar a equipe e otimizar as operações, é possível obter um impacto positivo na lucratividade do negócio. 

Isso porque, com uma base de cadastros sólida e atualizada, as informações obtidas geram valor para a companhia, agilizando o atendimento ao cliente, aumentando as vendas e facilitando a rotina da sua equipe. 

Quer saber mais sobre a importância da gestão de cadastros para o backoffice e como otimizar o procedimento no seu negócio? Acompanhe o artigo até o final. 

Qual a importância da gestão de cadastros para a empresa?

Com o avanço da tecnologia, a experiência do usuário e os modos de consumo também sofreram mudanças. 

Atualmente, os consumidores esperam um atendimento muito mais personalizado das empresas. É o que diz uma pesquisa da Zendesk, onde 57% dos clientes afirmaram que consideram o atendimento um item essencial para se tornarem fiéis a uma marca.

Para atender essa expectativa, as empresas precisam reunir o máximo possível de informações sobre seus clientes. 

Nesse sentido, a gestão de cadastros se mostra como uma ferramenta essencial no backoffice, pois além de captar informações relevantes, também auxilia na formação dos perfis comportamentais dos consumidores. 

E tudo isso de forma prática e ágil. Assim, em vez da equipe perder horas cruzando e analisando os dados, ela consegue aumentar a sua produtividade e por consequência efetuar mais vendas. 

Desse modo, há um entendimento maior sobre seu público-alvo, o que permite uma melhor tomada de decisão, elaboração de estratégias mais assertivas e melhora no relacionamento com o cliente em todo o ciclo: da prospecção até  o pós-venda. 

Então, em resumo, uma gestão de cadastros eficiente permite  à empresa:

  • Identificar o perfil comportamental e as preferências de seus consumidores;
  • Obter feedbacks sobre seus produtos e serviços, de modo que problemas sejam identificados e melhorias sejam implementadas;
  • Aprimorar o direcionamento das campanhas de vendas para atingir o público certo;
  • Fidelizar clientes;
  • Proporcionar atendimentos mais personalizados;
  • Reativar clientes antigos ou inativos;
  • Ter uma visão mais ampla do corpo da empresa, incluindo as despesas relacionadas a parceiros e colaboradores;
  • Identificar oportunidades que possam ser repassadas às empresas aliadas e talentos que possam ser melhor aproveitados.  

Agora que você entendeu como uma gestão de cadastros otimiza o backoffice da sua empresa e auxilia na obtenção de resultados, é preciso saber como tornar o gerenciamento eficiente.

 

6 pessoas para uma gestão de cadastros eficiente 

Não sabe como tornar a sua gestão de cadastros eficiente de modo que o backoffice torne-se mais produtivo e suas vendas sejam impulsionadas? Confira a seguir. 

1. Centralize as informações

Ao armazenar as informações em diferentes lugares, sua equipe pode perder um tempo precioso buscando esses dados. Essa demora pode interferir na qualidade do atendimento ao cliente. 

Por isso, o primeiro passo para tornar a gestão de cadastros eficiente é centralizar tudo em um único lugar. 

E quando falamos em tudo, não estamos nos referindo apenas às informações básicas. É preciso que as fichas cadastrais contenham históricos de compra, de conversas, feedbacks, compras em andamento, modos de pagamento mais utilizados, dentre outros dados relevantes.

Todas essas informações possibilitam a elaboração de estratégias mais eficazes e assertivas, que contribuirão significativamente para o crescimento do negócio. 

Em relação aos parceiros, com uma ficha cadastral completa, é possível visualizar com mais clareza como os serviços oferecidos por eles podem se encaixar nas suas estratégias e atender de forma complementar os seus clientes. 

Além disso, uma gestão de cadastros eficiente contribui também para o aumento de produtividade nos setores de RH e Financeiro, já que facilita a consulta de informações referente aos colaboradores. 

2. Atualize sempre

De nada adianta centralizar e criar uma base sólida de dados e não mantê-los atualizados. 

Isso porque as informações podem sofrer alterações ao longo do tempo. Sendo assim, sem atualização frequente, você corre o risco de não conseguir o contato com aquele cliente ou fornecedor, atrapalhando a elaboração do orçamento pelo financeiro, por exemplo. Essa é só uma das situações que você pode se deparar, se não tiver os dados atualizados. 

Portanto, é imprescindível que a equipe seja orientada a confirmar os dados periodicamente em interações ou solicitar a atualização cadastral.

 

3. Padronize informações

Para que a gestão de cadastros funcione de forma eficiente é primordial que exista algum tipo de padronização ao inserir as informações. 

Desse modo, não só a busca é facilitada, como também a organização, o que impacta diretamente no tempo do atendimento e no custo da operação. 

 

4. Classifique os dados

A classificação dos dados obtidos auxilia na criação de filtros de vendas, na qualidade da personalização do atendimento e na elaboração de estratégias de marketing mais assertivas. 

Portanto, classifique seus clientes, fornecedores e colaboradores por setor, região, etapa da jornada de compra, dentre outras categorias. 

 

5. Faça o mapeamento da situação do cadastro

O mapeamento da situação de cadastro é muito importante para identificar e resgatar clientes pré-inativos e inativos. 

Dessa forma, é possível elaborar estratégias para tentar fazer com que eles voltem a ser ativos. Caso a recuperação não seja bem-sucedida o seu time ainda pode colher feedbacks importantes para orientar as melhorias no relacionamento com o cliente. 

 

6. Automatize processos

A partir da transformação digital, as empresas têm à sua disposição uma infinidade de ferramentas e tecnologias que tem como objetivo automatizar os processos internos.

Sendo assim,  ao implementar a automação na gestão de cadastros, a instituição não só assegura a integração no backoffice, como também otimiza o fluxo de trabalho e aumenta a produtividade na equipe. 

E falando de inovação no Cadastro Digital, é impossível não mencionar as soluções Embark e Data Engine

Juntas, elas complementam a gestão cadastral da empresa, facilitando a ativação de contas digitais, permitindo um maior monitoramento e validando os dados cadastrais e de compliance

Ou seja, sua empresa consegue realizar a gestão de cadastros de ponta a ponta. E tudo isso de forma simples e rápida, fornecendo muito mais flexibilidade à sua equipe. 

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