Digitalização de processos: por que investir?

digitalização de processos

Você conhece todos os benefícios que a digitalização de processos proporciona para a sua empresa?  Na organização, vocês ainda fazem tudo manualmente? Por que não migrar algumas tarefas para o mundo digital?

O uso da tecnologia pode trazer inúmeras vantagens para o negócio. Diversos setores podem se beneficiar desde o atendimento ao público até a gestão de compliance

Veja, neste artigo, 6 vantagens de automatizar os procedimentos da sua empresa. Mas, primeiro, vamos entender melhor o que é a digitalização de processos. 

 

O que é digitalização de processos?

A digitalização de processos significa utilizar as ferramentas tecnológicas digitais para executar determinadas tarefas na organização, proporcionando a automatização de atividades. 

Para isso, é possível contar com o auxílio de várias tecnologias diferentes e escolher as que melhor se adaptam às circunstâncias da empresa. 

Só para exemplificar, dentre outras situações existem recursos computadorizados que possibilitam: 

O funcionamento de aplicações digitais ocorre por meio do uso de linguagens de programação variadas. Entre essas, podemos citar:

  • Java;
  • Python;
  • Go;
  • JavaScript;
  • E assim por diante. 

Além disso, o desenvolvimento de recursos digitais também conta com o auxílio de dos princípios de robótica e machine learning

Mas, será que investir na digitalização de processos realmente vale a pena? O que isso vai proporcionar para a empresa? Confira quais são as vantagens da automatização para o seu negócio. 

 

Quais são os benefícios de digitalizar os processos?

O ato de digitalizar os processos pode ajudar a organização em vários aspectos, desde a melhora na produtividade até a redução de despesas e fidelização de clientes.

Veja 6 consequências positivas que o uso da tecnologia é capaz de produzir.

 

1- Menor índice de erros

Em primeiro lugar, a automatização dos procedimentos empresariais diminui a porcentagem de erros. Isso acontece porque as máquinas não estão sujeitas a cometerem falhas por causa de desatenção ou cansaço igual aos seres humanos. 

Sendo assim, para atividades repetitivas é útil implementar sistemas digitais que possam realizar o serviço com qualidade. 

Além disso, a tecnologia ajuda a diminuir os erros das análises preditivas, já que as aplicações podem consultar automaticamente inúmeros dados, tanto internos como externos, que vão ser úteis para o gestor tomar decisões estratégicas e assertivas. 

 

2- Aumento da produtividade

Entre as maiores vantagens de investir na automação de processos, encontra-se o aumento da produtividade. 

Por exemplo, já que uma aplicação tecnológica pode fazer parte do trabalho, os colaboradores não vão precisar se dedicar a tarefas mais burocráticas e menos importantes. Essas atividades consumiriam muito tempo que pode ser melhor empregado de uma maneira mais produtiva.

 

3- Redução de custos de contratação de equipes

Em alguns casos, uma ferramenta digital consegue executar a mesma atividade que, normalmente, precisaria ser realizada por várias pessoas diferentes. 

Só para ilustrar, imagine o caso dos chatbots, o programa é capaz de atender a inúmeras pessoas ao mesmo tempo com a mesma qualidade e atenção e solucionar problemas simples. Dessa forma, não há necessidade da organização contratar uma equipe de atendentes só para diminuir a fila de espera no atendimento aos clientes. 

Isso significa uma redução de custos significativa para organização, já que o processo de contratação engloba muitas despesas, como:

  • Divulgação de vagas;
  • Salários;
  • Benefícios;
  • Entre outros. 

4- Agilidade e praticidade

A digitalização de processos possibilita a diminuição da burocracia, o que resulta em finalizações mais rápidas dos procedimentos. Com o uso da tecnologia, é possível transformar várias etapas na execução de um projeto em uma única só, otimizando o tempo. 

Pense no caso de uma tarefa que depende do aceite de outra pessoa para avançar o estágio. Nesse sentido, pode ser necessário escrever um e-mail e esperar a confirmação e repetir o mesmo processo a cada novo progresso. 

Mas com o auxílio de uma plataforma digital, o responsável consegue fazer o acompanhamento das atualizações no sistema e dar continuidade no desenvolvimento da proposta.  

 

5- Mais segurança

Outro benefício de utilizar a tecnologia é que isso proporciona mais segurança para o armazenamento de dados.

De acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as organizações são responsáveis por preservar adequadamente as  informações de terceiros sob os seus cuidados. Então, é importante procurar alternativas que sejam realmente seguras e estejam em compliance com a lei. 

Os documentos impressos correm maior risco de serem consultados por pessoas não autorizadas, já que é mais difícil elaborar uma estratégia de controle de acesso

Por outro lado, com um sistema de gerenciamento virtual, existe a possibilidade de saber exatamente quem visualizou determinado arquivo e em qual dia e hora. 

Além do mais, segundo a LGPD, o titular dos dados pode a qualquer momento solicitar a exclusão de suas informações. Nesse sentido, pode ser difícil encontrar todos os documentos que possuem os dados do indivíduo no meio de várias papeladas. 

Em contrapartida, com o uso de ferramentas digitais, basta fazer uma pesquisa no computador para localizar e eliminar os arquivos. 

 

6- Melhor experiência do usuário

Por último, a digitalização de processos permite uma melhor Experiência do Usuário (UX), que é a percepção do cliente sobre o relacionamento com sua empresa. 

Retomando, por exemplo, à utilização dos chatbots no atendimento, para o consumidor há o benefício de não ficar horas no telefone aguardando a fim de conseguir falar com um atendente. 

Além disso, os robôs estão disponíveis 24h por dia durante toda a semana. Portanto, o cliente tem a liberdade de entrar em contato para tirar sua dúvida ou fazer uma solicitação no horário em que lhe é mais conveniente. 

Como funciona a digitalização de processos na prática? 

 

O intuito da digitalização de processos não é substituir o trabalho humano, mas facilitar a execução das atividades em proveito tanto da empresa como dos clientes. 

Assim, os processos digitalizados visam proporcionar mais agilidade, produtividade, redução de custos e melhores experiências. Afinal, fazer tudo manualmente é muito trabalhoso e demanda bastante tempo, visto que a capacidade e energia humana são limitadas. 

Por isso, é útil buscar por soluções tecnológicas que auxiliem as tarefas da sua empresa. Só para exemplificar, a Cedro possui 2 serviços que podem ser exatamente o que sua organização precisa:

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