O processo de transformação digital é um caminho sem volta, impulsionado por uma mudança das expectativas dos clientes. Por outro lado, a própria inovação tecnológica exige a transformação digital. Mas se a tecnologia não está alinhada aos usuários, não cumpre seu papel com excelência.
Principalmente se a empresa for desorganizada, com fluxos de trabalho confusos, processos mal definidos, projetos atrasados, problemas no estoque ou nas vendas, entre outros. As consequências podem ser catastróficas como custos inesperados, atrasos, problemas na equipe e em projetos. Para acabar com este caos, basta adotar a metodologia do design organizacional.
Quer saber do que se trata? Acompanhe o texto e descubra!
Conceito de design organizacional
Cada empresa possui sua estrutura específica, que pode ser mais ou menos hierarquizada. Depende do modelo de negócio adotado. Mas a finalidade da organização é garantir que seus objetivos sejam alcançados. Como nem sempre este resultado é atingido, surge o conceito de design organizacional.
Trata-se de uma metodologia que identifica os aspectos disfuncionais do fluxo de trabalho, procedimentos, estruturas e sistemas na empresa. O objetivo é redesenhá-los para atender as demandas, com a agilidade de mudanças e alinhamento à estratégia da organização. O processo se concentra em melhorar o lado técnico e o pessoal das empresas. É a consequência de uma nova visão que discute o modelo decisório da empresa em função de seus traços culturais.
Benefícios do processo
Uma coisa a ser destacada é que não existe modelo ideal para o design organizacional. Não há uma fórmula mágica que possa ser aplicada a todas as empresas. O ideal é se basear em análises e discussões para definir as táticas mais apropriadas para o seu negócio.
O que não significa que não haja benefícios em adotar o conceito na empresa. Há diversas vantagens, tais como:
- Alinha o modelo de negócio ao seu objetivo
Uma das principais vantagens, já que é possível reavaliar os processos e implementar um novo modelo que ajude a atingir os objetivos. Isso promove mudança cultural, que torna mais ágil a tomada de decisão.
Por exemplo, no caso de uma empresa de TI, é necessário pensar em colaboradores muito especializados. Assim a estrutura deve ser construída com esta finalidade, uma vez que o negócio só vai prosperar com profissionais muito técnicos. Neste caso, a estrutura deve ser orientada para a especialidade e não para o nível hierárquico.
- Quebra barreiras entre departamentos
O design organizacional revela se o modelo de negócio atual atende os objetivos do negócio. Mas com as constantes mudanças, é preciso revisar sempre os processos.
Com isso, vem a quebra de barreiras entre os departamentos a fim de dar mais agilidade às operações. O que significa dizer que traz uma melhoria nos fluxos de informação e processual, além de gerar resultados alinhados ao momento atual.
O rompimento das barreiras estimula a colaboração entre os integrantes da equipe, porque a hierarquia fica mais flexível e as pessoas passam a ser orientadas pela cooperação.
- Agiliza o tempo de resposta e a tomada de decisão
Com a hierarquia flexibilizada, a partir do design organizacional, também aumenta a velocidade de resposta e de tomada de decisão. Observando o design organizacional é possível flexibilizar a hierarquia, melhorando a estrutura e, por consequência, o processo decisório.
Como colocar o design organizacional em prática
Embora seja adaptável ao tamanho, complexidade e necessidades de qualquer organização, o processo de design organizacional consiste nas seguintes etapas:
1. Definir a estratégia do processo de design
É preciso discutir os resultados atuais dos negócios, a saúde organizacional, as demandas ambientais, entre outros, e a necessidade de iniciar esse processo. Os dirigentes da empresa definem um plano para o design que inclui a reformulação, os resultados desejados, o escopo, a alocação de recursos, os prazos, a participação das equipes executivas, a estratégia de comunicação e outros parâmetros que vão orientar o projeto.
2. Avaliar o estado atual do negócio
Antes de começar a fazer mudanças é preciso ter um bom entendimento da organização atual. Convém avaliar bem o funcionamento da empresa, seus pontos fortes e fracos e o alinhamento à sua ideologia e estratégia de negócios.
Esse processo de avaliação traz grande clareza aos líderes. Não apenas sobre o funcionamento da empresa, mas também como os departamentos estão interrelacionados, seu estado geral de saúde e, o mais importante, o que é necessário para obter melhorias.
3. Planejar a nova organização
Os líderes, equipes e consultores que participam do processo olham para o futuro e desenvolvem um plano de recomendações de design organizacional ideal. As etapas do processo incluem:
- Definir o princípio básico da organização, se em torno de funções, processos, tipos de clientes, tecnologias ou outros;
- Simplificar os principais processos de negócios, os que resultam em receitas e/ou entregas aos clientes;
- Organizar as pessoas em torno dos processos principais. Verificar o número de colaboradores necessários para fazer o trabalho principal;
- Definir tarefas, funções e habilidades;
- Determinar as necessidades de instalações, layout e equipamentos de várias equipes e departamentos em toda a organização;
- Identificar os recursos de suporte (Finanças, Vendas, Pessoas), missão, pessoal, e onde eles deverão estar localizados;
- Definir a estrutura de gerenciamento que fornecerá suporte estratégico, coordenador e operacional;
- Melhorar os sistemas de coordenação e desenvolvimento (contratação, treinamento, remuneração, compartilhamento de informações, estabelecimento de metas, entre outros).
4. Implementar o design
A partir daí, a tarefa é tornar o design organizacional dinâmico. As pessoas são colocadas em grupos de trabalho naturais, que recebem treinamento no novo design, habilidades de equipe e formação de equipes iniciantes. Também aprendem novas funções de trabalho e novos relacionamentos são estabelecidos. Equipamentos e instalações são reorganizados.
Sistemas de recompensa e desempenho, compartilhamento de informações, sistemas de tomada de decisão e gerenciamento são ajustados. Alguns processos podem exigir mais detalhes e serem implementados por um período maior de tempo.
Viu como o processo de design organizacional passa por mudanças que abrangem colaboração, entrega, cultura e questões comportamentais? E a sua empresa, já sabe estruturar equipes de trabalho com a gestão do design organizacional?
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