Background check: o guia completo para aplicar na sua empresa

15 / 11 / 2022

background-check-guia-completo

Manter relações com uma pessoa física ou jurídica pode significar um erro caro quando o assunto é tempo e dinheiro. Adotar maneiras de conhecer profundamente com quem a sua empresa "anda" é extremamente importante para garantir a reputação do seu negócio.

A necessidade de prevenção a fraudes e riscos é uma realidade para as empresas brasileiras. Segundo a pesquisa “Global Identity and Fraud Report” realizada pela Experian, em todo o mundo, 55% das empresas notaram um aumento de fraudes. No Brasil, esse número assusta um pouco mais: 75%.

É possível mitigar dores de cabeça futuras ao utilizar esta metodologia. Conheça, neste post, como fazer background check.

O que é background check?

O background check, conhecido em português como checagem de terceiros, entre outros nomes, é um método de avaliação que verifica se um grupo de pessoas, um indivíduo específico ou uma empresa está em harmonia com a postura da sua empresa. Seja com as normas estabelecidas pela lei ou com a ética e cultura que norteiam o seu negócio.

Sua empresa pode realizar o background check como uma ferramenta de triagem na escolha das melhores pessoas e empresas para contribuir com seus negócios. Essa metodologia também é útil para ter certeza que você está protegendo o seu negócio de indivíduos que podem apresentar comportamento fraudulento ou imprudente.

Qual a diferença entre background check e background screening? 

Enquanto o background check faz uma varredura completa, o background screening é o ato de investigar. Ou seja, ele vem antes do background check, porém pode ser superficial. Pois o simples ato de investigar, sem um norte ou uma plataforma, pode levar ao erro e não é isso que a sua empresa quer.

Desse modo, o background screening faz parte da gama de produtos antifraude, porém ele não monitora a fundo como o check. Assim, por ter uma certa flexibilidade, o background screening pode ser um ótimo aliado para empresas que precisam estar em concordância com regras de KYC (Know Your Customer), KYE (Know Your Employee), KYP (Know Your Partner) e Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD).

E, juntamente com o background check, onde é feita a validação e análise de risco dos dados, sua empresa estará mais protegida. Portanto, background check e background screening não são sinônimos e nem antônimos, eles se completam.

A relação entre background check e o compliance

O trabalho de compliance precisa estar em consonância com a legislação e as normas reguladoras, como parte da cultura da organização. Para isso, diante da transformação digital e da necessidade de incorporar novas tecnologias, essa função deve utilizar ferramentas para garantir um melhor desempenho.

O termo em inglês compliance deriva do verbo to comply (with), que pode ser entendido como agir de acordo com as regras, as expectativas, um comando ou um pedido. Em suma, essa função deve garantir que a empresa esteja em conformidade e que mantenha sua atuação íntegra.

O cenário brasileiro atual exige ainda mais dessa função. Diversos fatores podem influenciar negativamente nos resultados dos negócios:

  • Oscilações financeiras;
  • Escândalos de corrupção e lavagem de dinheiro;
  • Decisões políticas;
  • Instabilidade internacional;
  • Flutuação cambial;
  • Infraestrutura precária;
  • Burocracia tributária.

Com a preocupação de envolvimento direto ou indireto da empresa com corrupção e lavagem dinheiro, o trabalho de compliance busca mais ações para tornar a análise de informações mais eficaz, antecipando qualquer sinal de risco.

Quando a empresa está envolvida em escândalos de corrupção, além de crime, é uma péssima publicidade para o negócio. Por isso, o background check dos dados de clientes, colaboradores, fornecedores e parceiros comerciais é um processo fundamental para a área de compliance.

Por que realizar o background check em empresas?

Por que o seu negócio deve fazer uma verificação de antecedentes de outras empresas? Ser proativo evita muitos problemas mais tarde.

  • Verificação criminal: é importante verificar os registros criminais tanto da empresa como dos indivíduos que lideram ou trabalham nela. Descobrir de antemão que o proprietário foi indiciado por sonegação de impostos ou por não pagar um fornecedor vai poupar o incômodo e a preocupação de que o mesmo aconteça com a sua empresa.
  • Prevenção à lavagem de dinheiro (PLD): preocupação cada vez maior, avaliar os riscos envolvidos no processo de aceitação e monitoramento é um trabalho complexo, que exige cuidado, seriedade e delicadeza. No entanto, é fundamental para seguir as regras legais e manter a integridade da empresa.
  • Licenças: a empresa possui as licenças e registros necessários para exercer a sua atividade? É importante verificar se tudo está em dia e se não houve recusa de renovação devido a irregularidades.
  • Outros nomes comerciais: a empresa fez negócios com outro nome? Uma empresa com vários históricos de nomes muitas vezes mostra que tem algo a esconder.
  • Avaliações dos clientes: essa é a chave para o sucesso de um fornecedor terceirizado. As avaliações dos clientes deixam pistas sobre a conclusão dos contratos e se o fornecedor é confiável ou não. Tenha em mente que algumas avaliações são tendenciosas ou não são válidas.
  • Processo ou outras questões legais: uma empresa com ações judiciais ou questões legais provavelmente não é uma boa opção para uma empresa fazer negócios. Olhe para as questões legais para ver se é válido e quem é o culpado.

Por que realizar o background check em pessoas físicas?

Sua empresa pode realizar verificações de antecedentes em pessoas físicas por vários motivos: alguém que deseja ser cliente ou mesmo um candidato a uma vaga. 

E aqui estão alguns motivos para fazer uma verificação de antecedentes:

Conhecer a fundo a pessoa

Conhecer o perfil dos entrevistados de grande potencial em mídias sociais é parte de uma prática saudável no mercado. 

Quem não se lembra do fatídico caso da Latam, que, em 2018, demitiu um colaborador que apareceu na internet, zombando de uma mulher russa, durante a Copa do Mundo de futebol de 2018?

Goste ou não, a empresa sempre estará associada ao colaborador e vice-versa, aquilo que fazem irá refletir na vida um do outro. E é possível ir além, já que a imensidão da internet proporciona a possibilidade de se descobrir praticamente qualquer coisa sobre uma pessoa.

A pessoa está em dia com o Estado? Possui pendências com os órgãos fiscalizadores? Tem um retrospecto positivo na relação com empresas anteriores? Todas essas questões podem ser respondidas.

Ter mais segurança

Uma das principais razões para realizar verificações de antecedentes e referências é evitar danos ou responsabilidade legal de vários tipos ao empregador ou a terceiros. Isso inclui danos a:

  • Outros funcionários por bullying, discriminação, assédio sexual ou violência no local de trabalho;
  • Os clientes da organização, por exemplo, agressão sexual em instalações comerciais,
  • O público por condução negligente.
  • O negócio do empregador por meio de perdas financeiras ou problemas de imagem e reputação.

Prevenir fraudes

Será que a pessoa diz ser mesmo que é? Constatar a idoneidade de alguém é fundamental. Muitos costumam mentir e o background check ajuda a identificar inconsistências.

No caso de contratações, evita incorporar alguém pouco qualificado ou inexperiente. Já para futuros clientes, evita que eles possam cometer crimes como o de falsidade ideológica.

6 benefícios do background check

Uma empresa que não realiza o background check está exposta a muitos riscos. Ao começar a aplicar esse mindset na sua instituição, diversos benefícios já se tornam perceptíveis. Veja 6 itens para que você entenda essas vantagens. 

1. Previne riscos corporativos

O trabalho de background check garante a consonância e a conformidade com as legislações anticorrupção, trabalhando para evitar fraudes e prevenir riscos que podem estar envolvidos nos mais diversos aspectos da sua instituição.

2. Identifica problemas antecipadamente

Para estar em conformidade com as normas internas e as exigências legais e regulatórias, é preciso se munir de informações para a tomada de decisões. Instituições financeiras, por exemplo, precisam conhecer a fundo o perfil de seus clientes, analisar se é uma pessoa politicamente exposta (PEP) ou relacionada, se possui envolvimento com lavagem de dinheiro, entre diversos outros aspectos.

3. Garante o compliance

Adotar um processo de background check abrange a validação de documentos como CPF e CNPJ. Essas informações serão validadas em consultas junto a órgãos como CADICON, CADIRREG e TCU, examinando se a sua empresa está lidando com pessoas físicas ou jurídicas cujos registros foram considerados irregulares. Esse trabalho é fundamental para o compliance, fornecendo informações completas.

4. Reconhece práticas ilícitas em outras organizações

O trabalho de background check pode encontrar informações sobre o envolvimento com ilicitudes realizadas por outras empresas. Para isso, é preciso pesquisar a fundo dados sobre potenciais parcerias comerciais realizadas pela instituição.

Por exemplo: uma rede varejista de roupas precisa conhecer bem seus fornecedores. Se um deles possuir envolvimento com trabalho escravo, além das sanções legais que sua empresa deve sofrer, a imagem da marca diante do público será muito prejudicada.

Com informações como estas, sua empresa pode garantir dados mais completos e facilitar a tomada de decisões em situações de riscos.

5. Beneficia a reputação diante de seus públicos

Como foi enfatizado anteriormente, a reputação da sua empresa pode ser prejudicada com o envolvimento, mesmo que indireto, em atos ilícitos – além das sanções legais decorrentes desses atos.

Com o trabalho de background check, a empresa mostra que está preocupada em manter uma atuação ética e legal. O público, então, passa a ter outro olhar, entendendo que consumir, trabalhar ou solicitar serviços da marca é garantia de seriedade.

6. Melhora a experiência do cliente

Os clientes não querem esperar horas ou até mesmo dias até que sua empresa conclua a verificação manual de um novo cadastro, não é mesmo? Por isso, o background check facilita esse processo de onboarding de novos clientes.

Os dados disponibilizados são necessários para que ferramentas tecnológicas elaborem relatórios completos sobre o perfil de consumo do cliente, além da sua situação cadastral, histórico e comportamento em transações.

Dessa forma, sua empresa previne riscos e facilita que bons clientes consigam ser aprovados muito mais rapidamente e sem precisar cumprir muitas etapas em um cadastro burocrático.

Como fazer background check

Para sua estratégia de background check ser estruturada e rodar corretamente, o primeiro passo é escolher qual metodologia será utilizada na coleta e organização dos dados.

A principal delas é a Due Diligence, que você conhecerá melhor a seguir.

O que é Due Diligence? 

Due Diligence é um termo em inglês que pode ser traduzido como diligência prévia. Refere-se ao processo de buscar todas as informações de uma determinada empresa. Para realizá-la, é importante ter acesso a informações como área de atividade, projeções de faturamentos, quadro de sócios, perspectivas do futuro do negócio, os ativos e passivos da companhia, entre diversos outros dados.

Essas informações são importantes para a avaliação em diversas situações, como parcerias comerciais, contratação de fornecedores e liberação de crédito. 

As principais análises da due diligence

  • Financeira: fluxo de caixa, ganhos, passivos e ativos, bens, fundos, dívidas, administração do negócio, planos de negócios, entre outros.
  • Contábil e fiscal: livros fiscais, folhas de pagamento, coleta e quitação de impostos e demais contribuições e possíveis processos na área, entre outros aspectos que confirmam a saúde fiscal da empresa.
  • Jurídica: contrato social, contratos com demais fornecedores e colaboradores, propriedades, empréstimos e financiamentos legais, área contenciosa e outros aspectos jurídicos.
  • Trabalhista: questão contratual e legislativa dos trabalhadores, além da distribuição dos mesmos nas funções, qual é contencioso trabalhista e possíveis riscos na área para o futuro. 

As 4 abordagens do background check

Como já dito, uma estratégia de checagem de terceiros envolve todos aqueles com quem sua empresa possui alguma relação. Ou seja, podem ser: clientes, funcionários, parceiros e fornecedores.

Dentro da estratégia de due diligence você pode dividir as pessoas físicas e jurídicas, conforme a relação da sua empresa com elas:

  1. Know Your Customer (KYC): em português, “Conheça o seu cliente”, refere-se a buscar dados sobre o seu cliente ou prospect.
  2. Know Your Employee (KYE): significa “Conheça o seu funcionário” e é a checagem de informações de forma geral sobre os seus colaboradores. É uma forma de garantir a contratação de pessoas que não vão cometer ações que prejudiquem a empresa em qualquer aspecto.
  3. Know Your Partner (KYP): ou, em português, “Conheça o seu parceiro”, é a apuração dos valores empresariais e análise de possíveis parceiros, assegurando que ambos os negócios estão em conformidade.
  4. Know Your Supplier (KYS): em livre tradução, “Conheça o seu fornecedor”, é a investigação de cada um dos fornecedores, garantindo que produtos ou serviços são adquiridos de modo correto, sem nenhuma irregularidade.

O papel da tecnologia no background check 

Pesquisar e encontrar informações é um trabalho repetitivo quando se realiza o background check. É preciso consultar as fontes individualmente e compilar todos os resultados para só depois passar para a fase de análises.

Um dos principais desafios nessa operação é o tempo gasto para consultar dados em fontes de informações diversas, que descentralizam a ação, tirando a atenção do que realmente importa: a análise com uma visão mais ampla e a tomada de decisões.

Para agilizar esse processo já existem plataformas tecnológicas que consultam e validam dados rapidamente.

Por que usar uma plataforma de background check?

As empresas que não verificam ou validam as informações repassadas por clientes, colaboradores e fornecedores podem sofrer crimes cibernéticos, fraudes e roubos, afetando a cadeia de operações do negócio.

Ou seja, sua empresa ainda pode perder oportunidades por não conformidade com as leis. Por isso, ter uma plataforma de background check é importante. Ela traz diversos benefícios para as áreas da sua empresa que lidam com informações de risco:

1. Armazenamento seguro: o background check é baseado em informações sensíveis e, por isso, ele precisa estar em conformidade com as regulamentações e melhores práticas de segurança da informação.

Desse modo, você precisa ter um parceiro que tenha processos de segurança cibernética e que estejam em compliance com as regulamentações da área.

2. Novas formas de onboarding: o processo de background check oferece novas opções de onboarding de colaboradores, de produtos e de serviços sem desgastes burocráticos e procedimentos desnecessários para o cliente.

Por exemplo, contratar crédito e solicitar cartões são ações que não demandam, necessariamente, a entrega de documentos físicos. Com uma plataforma, você minimiza as chances de erros e facilita essa entrada de clientes ou pessoas que irão compor sua equipe.

3. Segurança: ter processos de segurança falhos pode ser um risco para sua empresa. Uma plataforma de background check garante segurança de dados e verificação de informações sempre que houver alguma atualização no cadastro.

4. Monitoramento: acompanhe mudanças nos padrões de consumo ou transações financeiras do seu cliente ou parceiro com o background check. Crie indicadores para acompanhar as movimentações financeiras e registros criminais.

5. Automação: com uma ferramenta de background check você consegue, com uma simples busca, cruzar grandes quantidades de dados e evitar gargalos durante a execução do processo. O resultado é uma experiência fluída ao cliente, garantindo segurança para todos os envolvidos.

6. Eficiência operacional: a automação de processos permite que a sua equipe dedicada à validação manual de informações possa desempenhar atividades mais estratégicas dentro do seu negócio.

A ferramenta de background check irá fazer esse processo rapidamente, sem necessidade de contratação adicional de colaboradores ou intervenção manual.

7. Redução de custos: uma operação automatizada reduz os custos com backoffice, abrindo espaço para sua empresa conquistar maior liberdade financeira para investir em pontos mais estratégicos.

Background check é com o Data Engine

A plataforma de consulta e validação de dados desenvolvida pela Cedro Technologies, o Data Engine, permite que você valide dados de qualquer pessoa, física ou jurídica. A ferramenta acessa rapidamente diversas fontes diferentes (também chamadas de providers), unificando o processamento de informações.

Com o Data Engine, as equipes de compliance, recursos humanos, finanças e compras podem acessar diversas informações a partir de fontes de dados. Veja quais práticas seu negócio pode otimizar:

  • Know Your Customer ou Know Your Client;
  • Know Your Employee;
  • Know Your Partner;
  • Know Your Supplier;
  • Due Diligence;
  • Anti-Money Laundering (AML) ou Prevenção à Lavagem de Dinheiro (PLD),
  • Pessoa Politicamente Exposta (PEP).

O acesso ao Data Engine pode ser feito por meio do site – com login e senha – ou via integração por API. E como ele funciona? É simples! Para uma pessoa física, utilize apenas CPF e nome. Para as pessoas jurídicas, é preciso informar a razão social e CNPJ.

Conheça algumas das informações que podem ser consultadas:

  • Score de crédito;
  • Bureau de crédito para análise de negativação, cheque sem fundo e protestos;
  • Boa Vista/SCPC;
  • Situação CPF/CNPJ na Receita Federal;
  • Ações Judiciais;
  • Trabalho Escravo;
  • PEP – Pessoa Politicamente Exposta;
  • Dados Cadastrais Básicos;
  • Endereços;
  • Telefones;
  • E-mails;
  • Relacionamentos (Mãe, pai, irmãos e vizinhos para PF; administradores e diretores para PJ, por exemplo);
  • Quadro societário (para CNPJ).

Sua equipe consegue automatizar o processo de busca de informações, gerando relatórios completos em cerca de 5 segundos. Assim, pode economizar tempo que antes era utilizado para acessar manualmente diversas fontes de dados e dedicar esse período para a análise e tomada de decisões.

Para pessoas físicas e empresas que possuem uma demanda menor de consultas, o acesso on-line pelo navegador (desktop ou mobile) é a melhor maneira de utilizar o Data Engine. Solicite ao nosso time de especialistas. É só criar a sua conta, adicionar créditos e realizar suas consultas e validações.

No entanto, caso sua empresa deseje realizar um grande volume de consultas, a integração via API facilita a automatização do processo, numa plataforma de gestão já utilizada pelo negócio.

Como funciona a integração do Data Engine via API

A API para integração do Data Engine foi projetada no padrão REST. As chamadas são feitas diretamente na URL especificada nesta página. A interação é feita no formato JSON e a resposta é dada no mesmo formato.

A documentação é completa e pode ser utilizada com facilidade. Para utilizar a API do Data Engine, entre em contato com nosso time comercial. Uma chave de autenticação da aplicação (KEY) será criada e cada cesta de fontes de consulta também possui um identificador.

Com essas informações utilizadas na API, você recebe diretamente na aplicação utilizada pela sua empresa todas as informações consultadas.

Agora que você já sabe como fazer background check, quer conhecer mais sobre o Data Engine e aplicar ao seu negócio? Entre em contato com a gente!

Nossos consultores podem avaliar qual modelo pode funcionar melhor para o seu negócio. Fale com nosso time de especialistas e otimize o trabalho de compliance da sua equipe.

Deixe uma resposta